Emlak yazılımında KVKK ve müşteri verisi: seçmeden önce 8 soru

Bir emlak CRM'i ya da WhatsApp asistanı kurduğunuzda, ofisinize yazan her müşterinin adı, numarası, bütçesi ve aradığı ev o yazılımın içinden geçer. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) açısından bu, küçük bir ayrıntı değildir. Aşağıdaki sekiz soru, bir sağlayıcıyla konuşurken cevabını net olarak almanız gereken noktaları topluyor. Bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık değildir; kendi durumunuz için bir hukukçuya danışın.

1. Müşteri verisi kimin?

İlk ve en önemli soru. Sağlayıcının, ofisinize ait konuşmaları, müşteri bilgilerini ve randevuları sizin varlığınız olarak gördüğünü açıkça söylemesi gerekir. “Hizmeti iyileştirmek için kullanabiliriz” gibi geniş ifadeler, verinin başka amaçlara da gidebileceği anlamına gelebilir.

2. Veri başka ofislerle ya da reklam ağlarıyla paylaşılıyor mu?

Aynı yazılımı kullanan başka emlak ofisleri — belki de rakipleriniz — sizin müşteri verinizi görebilir mi? Veri reklam hedeflemesi için üçüncü taraf ağlara aktarılıyor mu? Her iki sorunun cevabı da net bir “hayır” olmalıdır.

3. Verim yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanılıyor mu?

Yapay zekâ kullanan yazılımlarda bu soru ayrıca sorulmalıdır. Müşteri konuşmalarınızın bir modeli eğitmek için kullanılması, verinin amacının ötesinde işlenmesi demektir. Sağlayıcının hem kendisi hem de çalıştığı yapay zekâ sağlayıcıları için bu konuda ne taahhüt ettiğini sorun.

4. Veri nerede barındırılıyor?

Sunucuların hangi ülkede ya da bölgede olduğu, KVKK'nın yurt dışına aktarım kuralları açısından önemlidir. Veri yurt dışına aktarılıyorsa bunun hangi dayanakla yapıldığı aydınlatma metninde açıklanmalıdır.

5. Kim erişebiliyor?

Verinin şifreli bağlantıyla taşınıp taşınmadığını ve ofis içinde erişimin nasıl ayrıldığını sorun. İyi bir düzende yönetici tüm ofisi, danışman yalnızca kendi müşterilerini görür; ayrılan bir danışmanın erişimi kolayca kapatılabilir.

6. Rolleri kim üstleniyor?

KVKK'da veriyi işleme amacına ve yöntemine karar veren taraf veri sorumlusu, onun adına işleyen taraf veri işleyendir. Ofisinize yazan müşterilerin verisi bakımından karar veren taraf genellikle ofisinizdir; yazılım sağlayıcısı bu veriyi sizin adınıza işler. Bu ilişkinin sağlayıcıyla yapılan sözleşmede nasıl düzenlendiğini sorun. Veri sorumlusu olarak müşterilerinizi aydınlatma yükümlülüğünün de sizde olduğunu unutmayın.

7. Müşteri verisinin silinmesini isterse ne oluyor?

KVKK'nın 11. maddesi kişiye verisinin silinmesini ya da düzeltilmesini isteme hakkı tanır. Yazılımın bu talepleri karşılayabilmesi, silme ve dışa aktarmanın denetlenebilir biçimde yapılabilmesi gerekir. Silme talebinin ne kadar sürede sonuçlandığını ve yedeklerin nasıl ele alındığını da sorun.

8. Yazılımı bırakırsam verim ne olacak?

Çıkış, girişten daha az konuşulur ama en az onun kadar önemlidir. Sözleşmeyi bitirdiğinizde müşteri ve portföy verinizi kullanılabilir bir biçimde dışa aktarabilmeli, sağlayıcının kalan veriyi ne zaman sildiğini bilmelisiniz. Yıllarca biriktirdiğiniz müşteri listesi bir yazılımın içinde rehin kalmamalı.

Realtiq bu sorulara ne cevap veriyor?

Kısaca: Realtiq'e bağladığınız konuşmalar, müşteri bilgileri ve randevular yalnızca size aittir; başka ofislerle paylaşılmaz, reklam ağlarına gönderilmez ve model eğitimi için kullanılmaz. Sunucular Türkiye veya AB bölgesinde barındırılır, trafik TLS ile şifrelenir, erişim rol bazlıdır. Portföy tablonuza yalnızca okuma yetkisiyle erişilir. Silme ve dışa aktarma talepleri denetlenebilir biçimde yürütülür, çıkışta verileriniz dışa aktarılır. Ayrıntıların tamamı Güvenlik ve veri sayfasında; hukuki metinler KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası'nda.

WhatsApp tarafında ayrıca numaranızın güvenliği gündeme gelir; toplu ve izinsiz mesajın neden risk olduğunu WhatsApp numaranızı bağlama rehberinde anlattık.

← Tüm yazılar