Emlak CRM yazılımı: müşteri, portföy ve randevu tek panelde

Emlak CRM'lerinin asıl sorunu: veri girişi

Bir CRM'in değeri, içindeki verinin güncelliği kadardır. Emlakta bu veri, danışmanın gün içinde elle girmesi gereken onlarca küçük bilgiden oluşur: müşterinin adı, ne aradığı, bütçesi, hangi bölgeyi düşündüğü, hangi ilanları gördüğü. Aynı anda otuz WhatsApp sohbetini yöneten bir danışman için bu kayıtlar ertelenir, sonra yarım kalır. Birkaç hafta sonra CRM, “bütçe” ve “bölge” alanları boş bir isim listesine dönüşür.

Sorun yazılımın eksik özelliği değil, kaydın kime yüklendiğidir. Veriyi danışmanın doldurmasını bekleyen her sistem, en yoğun günde en eksik veriyle çalışır.

Realtiq'te kayıt, konuşmanın kendisinden doğar

Realtiq'te müşteri kaydını kimse elle açmaz. Müşteri ofisinizin WhatsApp numarasına yazdığı anda yapay zekâ asistanı onu karşılar ve konuşmanın doğal akışında dört kriteri toplar: işlem tipi (satılık/kiralık), bölge, oda sayısı ve bütçe. Bu bilgiler toplandıkça müşteri kartı dolar; bütçe alt ve üst sınırı, uygulanan tolerans, istenen bölge ve oda sayısı ayrı alanlarda görünür.

Kart yalnızca sonucu değil, yolculuğu da gösterir. Her oturumun akışı adım adım kaydedilir: selamlama, ihtiyaç analizi, analizin tamamlanması, portföyün gönderilmesi, randevunun beklenmesi ve alınması. Danışman bir müşteriyi açtığında “en son ne konuştuk?” sorusunun cevabı ekrandadır.

Panelde neler var

• Genel Bakış: dönüşüm hunisi, son 24 saatin sistem olayları ve son gelen müşteriler.
• Müşteriler: her müşterinin kriterleri, konuşma akışı, mesajları ve geçmiş oturumları.
• Randevular: bekleyen ve onaylanan randevular; sonuç güncelleme.
• Portföy: aktif ve pasif ilanlar; işlem tipi ve danışman filtreleri.
• Raporlar: dönüşüm hunisi, danışman performansı, en çok eşleşen ilanlar, ölü stok ve bölge talep haritası.
• Hata Günlüğü: koruma kalkanına takılan, medya içeren ya da aşırı hızlı gelen mesajlar — müşteri listesinden ayrı.

Rol bazlı erişim: herkes kendi işini görür

Panel üç rolle çalışır: yönetici, ofis yöneticisi ve danışman. Yönetici ofisin tüm müşterilerini görür; danışman yalnızca kendisine düşen müşterileri. Bir müşteriyle birden fazla danışmanın ilanı eşleştiğinde, en uygun ilanın danışmanı müşteriyle ilgilenir; diğerleri yalnızca bilgilendirilir. Hiçbir veri başka bir ofisle paylaşılmaz. Verinin nasıl korunduğunu Güvenlik ve veri sayfasında anlattık.

Portföy: tablonuz tek kaynak

Emlak CRM'lerinin çoğu portföyü kendi veri tabanına girmenizi ister; bir süre sonra tablodaki fiyatla sistemdeki fiyat ayrışır. Realtiq bu ikiliği hiç kurmaz: portföyünüz Google Sheets tablonuzda durur, sistem onu okur. Her 30 dakikada bir değişen ilanlar yeniden işlenir, yeni ilanlar eklenir, pasife aldığınız ilanlar müşterilere önerilmez. Nedenini Google Sheets'i tek kaynak yapmak yazısında, tabloyu adım adım nasıl hazırlayacağınızı ise portföy tablonuzu hazırlama rehberinde bulabilirsiniz.

Ölü stok: gösterilmeyen ilanı görünür kılmak

Yüzlerce aktif ilanı olan bir ofiste bazı ilanlar aylarca hiçbir müşteriye önerilmez ve bunu fark eden olmaz. Raporlar sayfasındaki Ölü Stok listesi, 30 günden uzun süredir hiçbir müşteriyle eşleşmemiş aktif ilanları ayrıca gösterir. Fiyatı mı, açıklaması mı, yoksa bölgesindeki talep mi sorun — bölge talep haritasıyla birlikte okunduğunda karar vermek kolaylaşır.

Nerede durur

Realtiq'in odağı, WhatsApp'tan gelen müşteriyi randevuya taşımak ve bu süreci ölçülebilir kılmaktır. İlan portallarına ilan yayınlayan ya da muhasebe tutan bir ofis yönetim yazılımı değildir. Bu dar kapsam bilinçlidir: tek kanal ve tek veri kaynağı sayesinde kurulum aylar değil, genellikle üç iş günü sürer.

Sık sorulanlar

Realtiq tam bir CRM mi, yoksa başka bir CRM'e bağlanan bir bot mu?

Realtiq başlı başına bir CRM'dir: müşteri, konuşma, randevu, portföy, raporlama ve hata günlüğü tek panelde toplanır. Mevcut bir CRM'iniz varsa erken erişim sürecinde süreci sizinle birlikte tasarlıyoruz.

Portföyü CRM'e ayrıca girmem gerekiyor mu?

Hayır. Google Sheets tablonuz tek kaynaktır. Sistem her 30 dakikada bir tabloyu okur, değişen ilanları yeniden işler, yeni ilanları ekler ve yayından kalkanları otomatik olarak pasife alır.

Danışmanlar birbirinin müşterisini görebilir mi?

Hayır. Yönetici tüm ofis müşterilerini, danışman yalnızca kendi müşterilerini görür. Hiçbir veri başka bir ofisle paylaşılmaz.

Kurulum ne kadar sürer?

Sıfırdan canlıya genellikle 3 iş günü: portföy aktarımı, ofisinizin diline göre ayarlama ve danışmanlarınızla canlı test. Portföyünüzün durumuna göre bu süre değişebilir.